După o perioadă destul de lungă în care majoritatea companiilor au înlocuit biroul cu un regim remote, lucrurile încep să revină încet la realitatea de acum câţiva ani. Astfel, că multe firme sunt în situaţia de a reamenaja birourile sau chiar de a căuta spaţii noi de lucru, ori chiar de a trece de la remote la lucratul fizic pentru prima oară (în cazul companiilor lansate mai recent). Iar mutarea sau revenirea la spaţiile de lucru fizice implică automat şi nişte procese de amenajare pentru a-i ajuta pe angajaţi să aibă un mediu în care să poată fi cât mai productivi şi să se simtă bine. Aceste amenajări pot părea destul de complicate şi costisitoare pentru firme, însă nu trebuie să fie neapărat aşa. Se pot realiza lucruri frumoase şi de calitate chiar şi cu bugete mai reduse.
1. Planificarea
Dacă te-ai hotărât că vrei să amenajezi un spaţiu de lucru fizic pentru firma ta, este important să faci un plan bine pus la punct pentru partea de amenajare. Acest plan trebuie să cuprindă atât elementele principale de care ai nevoie, cât şi un timeline pentru o mai bună organizare în timp a acestui proces. De asemenea, trebuie stabilit un buget de cheltuieli pentru a nu exagera şi a rămâne în liniile dorite de investiții stabilite în acest an.
Care sunt pașii pentru realizarea amenajării?
Înainte de a face orice trebuie să ai o listă cu nişte paşi de bifat, pentru a putea realiza toate elementele în mod organizat şi pentru a nu rata niciun lucru esenţial din acest proces. Iată care sunt sugestiile de organizare:
- Consultarea angajaţilor pentru a descoperi care sunt nevoile şi dorinţele lor – realizează un sondaj, anonim sau nu, prin care să vezi ce îşi doresc oamenii din firma ta de la biroul de lucru nou sau de la o posibilă reamenajare (dacă există deja o locaţie fizică ce urmează să fie schimbată). Acest lucru te va ajuta să vezi şi dacă ideile tale coincid cu cele ale oamenilor din firma ta.
- Realizarea unei liste de priorităţi – probabil după întocmirea unui necesar vei avea o listă destul de lungă de elemente, însă trebuie să stabileşti care sunt priorităţile în care vrei să investești mai mult. Vrei un mobilier mai calitativ în biroul directorial sau vrei mai degrabă o sală de şedinţe complet echipată şi utilată?
- Colaborează cu un arhitect/ designer de interior pentru a crea o schiţă cât mai profesionistă a felului în care vrei să arate spaţiul tău de birouri. Un specialist va crea un design şi o delimitare a zonelor mai bună, reuşind să pune în evidență spaţiul de care dispui. La final vei avea un rezultat mult mai frumos şi bine compartimentat, astfel vei îmbina şi utilul şi plăcutul.
- Căutarea celor mai bune opţiuni – după ce ai stabilit exact care e lista finală de cumpărături, trebuie să cauţi toate variantele existente pe piaţă pentru a vedea care furnizor vine cu cele mai bune oferte calitate-preţ.
- Apelează la un specialist – dacă te simţi copleșit de toate elementele şi nu ştii exact cum să distribui bugetul pentru a te bucura de nişte rezultate optime, atunci ar fi cazul să apelezi la un specialist care să gestioneze amenajarea spaţiului într-o manieră potrivită şi cât mai apropiată de dorinţele tale şi ale firmei. Acest pas este unul opţional, dedicat persoanelor care au bugete mai generoase şi preferă să delege această sarcină cuiva pentru a salva nişte timp preţios.
Care sunt elementele necesare?
Crearea unor condiții bune pentru amenajarea în biroul pentru angajaţi, cât şi pentru management, poate fi destul de solicitantă. Însă dacă ai urmat paşii menţionaţi anterior s-ar putea ca acest proces să fie mult uşurat. În urma consultării angajaţilor vei avea deja o listă provizorie la care vei mai adăuga sau elimina elemente, în funcţie de disponibilitatea de care dispui şi de stilul pe care vrei să îl abordezi, dacă vrei un birou modern sau unul clasic. De exemplu, amenajarea unui birou cu multe elemente office se potriveşte mai mult unei firme de contabilitate sau it, în timp ce un birou amenajat după idei de amenajare moderne se la plia mai bine pentru o agenţie de publicitate, ce are nevoie de un spaţiu mai creativ.
Printre aceste elemente se regăsesc următoarele categorii principale:
- mobilier: birouri, scaune, etajere, masă pentru şedinţe, tablă, obiecte de bucătărie pentru zona de gătit ş.a.
- articole de birotică: file de hârtie, pixuri, agende, capsatoare, foarfecă etc.
- articole electronice: laptopuri/calculatoare, imprimantă, căşti, mouse, tastatură, videoproiector
- decoraţiuni: plante, materiale cu elementele vizuale ale brandului
Tipurile de birouri
Există mai multe tipuri de spaţii de birouri pe care le poţi amenaja, în funcţie de numărul de mp de care dispui, dar şi de numărul angajaţilor şi dorinţele acestora, respectiv abordarea de lucru a firmei.
Biroul cu spaţiu comun
Adică ai o cameră cu mai multe birouri sau mese lipite între ele, unde angajaţii tăi au posibilitatea de a lucra. E variantă bună pentru echipele mai mici care pun foarte tare accentul pe lucrul în echipă şi nu sunt deranjaţi de prezenţa colegilor în proximitatea lor, din potrivită îi ajută să fie mai productivi.
Biroul cu camere separate pentru fiecare department
În funcţie de dimensiunile firmei şi departamentele în care este organizată ai putea realiza o împărţire a birourilor pe departamente. Astfel, vei avea o încăpere pentru cei de la financiar, una pentru cei de la logistică ş.a.m.d.
Biroul cu camere individuale pentru fiecare angajat
Această variantă funcţionează mai degrabă pentru firmele ce au un număr redus de angajaţi, între 5-10, altfel resursele financiare trebuie să fie extrem de ridicate pentru a amenaja câte un astfel de spaţiu pentru un număr mai ridicat de angajaţi.
2. Biroul – idei utile de amenajare
După ce se pune la punct partea de planificare şi organizare şi există o schiţă clară a felului în care se doreşte să fie amenajat birou firmei, trebuie să cauţi idei şi variante pentru partea de mobilier, echipament şi în final câteva elemente decorative astfel încât noua locaţie să fie completă din toate punctele de vedere. Dacă nu colaborezi un arhitect sau cu un designer de interior, atunci următoarele idei s-ar putea să îţi fie de folos atunci când decizi care să fie elementele din noul tău birou.
Mobilierul
Pentru partea de mobilier este important să alegi nişte produse de calitate, care să reziste bine în timp la uzură. Nu toţi angajaţii vor fi atenţi cu lucrurile cu care intră în contact, aşa că pentru a te asigura că nu trebuie să schimbi aceste piese prea des, mai bine alegi nişte materiale solide şi calitative. Depinde foarte mult de nevoile firmei tale, dacă ai mulţi angajaţi poţi opta pentru o variantă de birouri cu scaune şi separatoare între ele. Pe de altă parte, dacă îţi permite spaţiul, poţi realiza birouri individuale, însă în acest caz vei avea nevoie mai mult mobilier office, decât în cazul unui birou comun, unde ai economisi puţin din buget.
De asemenea, trebuie să iei în calcul şi amenajarea unui birou managerial, pentru şef, dar şi o sală de ședințe, unde să se poată întruni întreaga echipă pentru diverse şedinţe sau minute săptămânale ori la nevoie. Pentru fiecare dintre acestea mobilierul trebuie să fie în aceleaşi tonuri cromatice. Lemnul închis la culoare poate fi o variantă mai clasică pentru care poţi opta, dar dacă vrei un spaţiu modern poţi lua un mobilier deschis ce va crea iluzia unui spaţiu mai mare. Nu trebuie uitate nici scaunele și fotoliile pentru vizitatori, în cazul în care firma are contact cu multe persoane externe, colaboratori sau clienţi. Acestea trebuie plasate fie la intrate, în zona de lobby, fie lângă birourile care sunt cel mai des vizitate de persoane externe.
Echipamentul
Pe lângă zona de mobilier, echipamentul este poate cel mai costisitor element atunci când vine vorba de amenajarea unui birou de serviciu. Există multe elemente care trebuie luate în calcul, iar calitatea articolelor trebuie să fie printre cele mai importante. Nu evita variantele de electrocasnice refurbished sau second hand, sunt nişte piese la fel de bune la cele aflate în stare nouă, dar la preţuri mult mai bune. Pentru firmele la început de drum care au o limită mai mică în ceea ce priveşte bugetul alocat echipamentului electronic, atunci cele două pot fi nişte opţiuni valide, dar nu numai în această variantă.
Tipuri de echipament necesare:
Laptopuri/ calculatoare
În funcţie de numărul de angajaţi achiziţia unor laptopuri poate fi destul de costisitoare, pentru a economisi ai putea apela la variante de laptopuri refurbished sau laptopuri second hand. Cu ajutorul acestor variante poţi economisi puţin, dar să te bucuri în acelaşi timp de o calitate ridicată a echipamentului pe care îl pui la dispoziţie echipei tale. De asemenea, pe lângă cele două variante de laptopuri, există şi calculatoare refurbished sau chiar calculatoare second hand, dacă prin prisma activităţii firmei ai nevoie de nişte monitoare mai mari pentru zona de lucru.
Imprimantă
Una sau mai multe imprimante, trebuie să se alfe la spaţiul de lucru al firmei. Există mereu câte un document care trebuie scos în format fizic,astfel că face parte din elementele complet necesare şi utile. În funcţie de dimensiunile biroului, numărul de angajaţi, cât şi nevoile firmei poţi lua una singură sau mai multe. Ideal ar fi să nu lipsească pentru o mai bună organizare internă şi logistică a companiei.
Video proiector
Acest element este extrem de util mai ales când vorbim de şedinţe generale cu firma sau şedinţe mai mici în cadrul departamentelor pentru existenţa unui suport vizual. La fel ca la imprimante necesarul de piese de acest tip trebuie să fie decis în funcţie de utilizarea sa şi număr de angajaţi. Pentru început se poate lua unul singur, pentru ca mai apoi dacă este foarte solicitat să se suplimenteze cu alte aparate de acest tip.
Decorul
Decorul depinde foarte mult de specificul fiecărei firme şi de domeniul de activitate. Dacă vorbim de un birou într-un stil mai office pentru o firmă de contabilitate sau a unui birou notarial de exemplu, atunci amenajarea sa nu include atât de multe elemente decorative, iar aerul este unul mai serios. Dacă vorbim, pe de altă parte, de o firmă ce se ocupă de organizarea de evenimente, atunci spaţiul de lucru va fi mult mai atent organizat şi amenajat pe parte decoraţiunilor.
Câteva idei pentru decoraţiuni potrivite spaţiului de lucru de la birou ar fi plantele, fie că vorbim de ghivece cu plante naturale sau artificiale. Plantele pot crea un contrast foarte interesant dacă sunt plasate la birou. O idee bună pentru angajaţi ar fi chiar amenajarea unei terase, dacă spaţiul unde e situat biroul dispune de asta, cu multe plante şi o zonă de relaxare, în care angajaţii să se poate destinde când ai zile de lucru mai încărcate.
De asemenea, pot exista şi elemente decorative cu logo-ul şi culorile firmei sau brandului dacă e cazul, acestea pot transmite angajaţilor ideea de unitate şi echipă şi pot fi nişte elemente de diferenţiere faţă alte firme, mai ales dacă zona de birouri e situată într-o clădire mai mare, unde există mai multe firme.
Aşadar, amenajarea biroului de serviciu este o activitate destul de complexă, însă cu puţină organizare şi implicare poate deveni un proces plăcut, rapid şi destul de accesibil chiar şi firmelor la început de drum ce nu au bugete extrem de mari pentru astfel de investiţii şi sunt în plină dezvoltare pe toate planurile. Existenţa unui spaţiu de birouri se poate dovedi extrem de utilă pentru angajaţi, aceştia vor avea un loc unde pot socializa şi colabora, socializarea de la muncă în mediul fizic, fiind foarte diferită de cea din mediul online.